Khi doanh nghiệp muốn thành lập thêm một đơn vị phụ thuộc với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp liên lạc, tiếp cận với khách hàng và đối tác mà không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện. Sau đây là hướng dẫn của Tư vấn Blue về vấn đề thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
- Một số điều cần biết về văn phòng đại diện
- Chức năng của văn phòng đại diện
Căn cứ khoản 2 Điều 45 Luật doanh nghiệp 2014, Văn phòng đại diện là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Theo đó, có thể thấy nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo uỷ quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Văn phòng đại diện có chức năng của một văn phòng liên lạc và thực hiện hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới, tìm kiếm đối tác mới.
Vì chỉ có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
- Tên văn phòng đại diện
Tên Văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp và cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện:
Trụ sở văn phòng đại diện phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Địa chỉ đăng ký trụ sở chính của văn phòng đại diện không được là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu là nhà riêng mà có số phòng thì cũng cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng).
- Về tư cách pháp nhân: văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty, không có tư cách pháp nhân.
- Về số lượng văn phòng đại diện:
Căn cứ vào khoản 1 điều 46 Luật doanh nghiệp 2014: Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Theo đó, pháp luật không giới số lượng văn phòng đại diện được thành lập.
- Về khai bảo thuế:
Khoản 2 điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó”. Theo đó, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn có thể ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp đã mở Văn phòng đại diện đó. Như vậy, trường hợp văn phòng đại diện chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh thì không phải nộp thuế môn bài.
Văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán theo luật định.
- Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
- Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Văn bản ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện (nếu có)
- Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người làm thủ tục.
Việc thành lập đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, địa điểm kinh doanh hay văn phòng đại diện phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của các doanh nghiệp. Tùy vào mục đích thành lập, doanh nghiệp nên dựa vào đặc điểm của các đơn vị này để đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Quý khách có thắc mắc về việc lựa chọn đơn vị phụ thuộc hay vấn đề thành lập văn phòng đại diện xin vui lòng liên lạc với chúng tôi qua số điện thoại hotline để được tư vấn miễn phí!
