Với sự phát triển năng động của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp đang được thành lập ngày càng nhiều. Khi thành lập doanh nghiệp có rất nhiều vấn đề cần lưu ý, một trong số đó là việc lựa chọn trụ sở công ty. Để lựa chọn một địa điểm làm trụ sở công ty, quý khách cần lưu ý các vấn đề sau:
- Trụ sở công ty
Căn cứ quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Địa chỉ trụ sở công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính của công ty được coi là tài sản hợp pháp và khi có sự thay đổi về trụ sở, sẽ không là thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.
- Lưu ý về trụ sở công ty
2.1. Cách đặt địa chỉ cụ thể
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định bằng số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, đường hoặc thôn, xóm, phường, thị trấn, huyện, quận, tỉnh, thành phố,…
Các ví dụ về địa chỉ hợp lệ:
Nếu địa chỉ của bạn là riêng lẻ, có số nhà rõ ràng thì có thể lấy địa chỉ như sau: Số 245 đường Nguyễn Thái Học, Phường Ngô Mây, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
Nếu đia chỉ của bạn đặt tại tòa nhà văn phòng (1 tầng hay 1 phòng cụ thể) thì ghi như sau:
Tầng 10, Tòa nhà …, số 9 đường Nguyễn Thái Học, Phường Ngô Mây, Thành phố Quy Nhơn, Tỉnh Bình Định
Nếu địa chỉ của bạn không có số nhà rõ ràng có thể ghi như sau:
Thôn Xuân An, Xã Cát Tường, Huyện Phù Cát, Tỉnh Bình Định
2.2. Trụ sở công ty phải thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty, được thể hiện như sau:
+ Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty tự thi công, xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê nhà đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo quy định của pháp luật hiện hành.
+ Trường hợp nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do doanh nghiệp thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài sản chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê. Đối với đất thổ cư thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê, đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê và có chức năng cho thuê lại.
– Địa chỉ trụ sở công ty ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Mặc dù việc kê khai và nộp thuế hiện nay được thực hiện bằng hình thức điện tử. Tuy nhiên việc quản lý thuế vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở công ty cũng cần cân nhắc tới vấn đề này để tránh việc bị xử phạt hành chính không đáng có.
2.3. Không đặt trụ sở công ty tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể
Theo quy định của pháp luật tại Điều 6 Luật nhà ở năm 2014 và Nghị định số 99/2015/NĐ-CP quy định việc sử dụng căn hộ chung cư, nhà tập thể chỉ được dùng để ở, không được sử dụng vào mục đích kinh doanh dưới mọi hình thức, không phân biệt doanh nghiệp kinh doanh nhỏ hay vừa hay lớn.
Quy định này của pháp luật là hợp lý khi nhằm đảm bảo an toàn trong sử dụng nhà chung cư, nhà tập thể và lợi ích của người dân sống trong tòa nhà, bởi, nhà chung cư, nhà tập thể khi được xây dựng nhằm mục đích để ở sẽ được thiết kế, xây dựng chỉ phù hợp sử dụng để ở; không phù hợp với mục đích hoạt động của doanh nghiệp do có thể dẫn đến trường hợp quá tải về trọng lượng, ảnh hưởng đến tình trạng điện, nước, diện tích để xe của cư dân tại đây cũng như không đảm bảo về an toàn phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự…
Trong hợp này, một số người khi lựa chọn địa chỉ doanh nghiệp thường không kê khái chính xác thông tin địa chỉ tại khu nhà nào mà chỉ ghi số nhà, đường, thôn xóm…. Tuy nhiên việc “lách luật” như vậy, dễ dẫn đến một số hậu quả về sau như:
- Doanh nghiệp hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra, xác minh trụ sở.
- Chi phí thuê không được khấu trừ.
- Không đủ điều kiện để Cơ quan thuế chấp thuận cho doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn Giá trị gia tăng.
Đối với một số trung tâm thương mại/chung cư mà chủ đầu tư có xin chức năng kinh doanh, thương mại, dịch vụ cho những tầng trệt, tầng 1, tầng 2..v.v. để doanh nghiệp được chấp nhận đăng ký kinh doanh được ở những lầu này cần xuất trình văn bản chứng minh tại lầu đó có chức năng kinh doanh, thương mại, dịch vụ như: Quyết định phê duyệt dự án…
Đối với những tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đã được cấp giấy tờ đăng kí kinh doanh cho phép sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở để kinh doanh trước ngày 25/11/2014 phải chuyển hoạt động kinh doanh đến địa điểm khác. Và thực hiện thay đổi đăng ký kinh danh theo thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Bình Định.
