Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp được thành lập ngày càng nhiều với các lĩnh vực kinh doanh đa dạng. Việc thực hiện đúng thủ tục đăng ký kinh doanh là tiền đề quan trọng cho hoạt động kinh doanh, phát triển sau này của doanh nghiệp. Tư vấn Blue đã nhận được nhiều thắc mắc của quý khách về việc có cần cung cấp hợp đồng thuê nhà trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp. Bởi vậy, chúng tôi xin gửi đến quý khách những thông tin liên quan nhằm giải đáp thắc mắc trên của quý khách.
- Hợp đồng thuê nhà là gì?
Hợp đồng thuê nhà ở là hợp đồng dân sự thông dụng theo đó, bên cho thuê nhà có nghĩa vụ giao nhà cho bên thuê nhà sử dụng trong thời hạn thỏa thuận và bên thuê nhà có nghĩa vụ trả tiền thuê nhà theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
Hợp đồng thuê nhà ở cũng phải được lập thành văn bản có chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền và các bên phải đăng kí tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên.
- Một số vấn đề cần lưu ý khi thuê địa điểm làm văn phòng:
Quy định hiện nay không cho phép đặt trụ sở doanh nghiệp tại những căn hộ chung cư có mục đích sử dụng để ở. Doanh nghiệp được phép đặt trụ sở tại nhà riêng của hộ gia đình, cá nhân hoặc chung cư thương mại được thiết kế, cấp phép xây dựng với công năng là văn phòng cho thuê. Để đảm bảo doanh nghiệp thuê chung cư đúng chức năng của văn phòng, bên thuê cần yêu cầu cung cấp các tài liệu gồm: sổ đỏ, giấy phép xây dựng, bản thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết khu vực/tầng thuê.
Trong trường hợp chung cư thương mại ủy quyền cho Công ty có chức năng cho thuê lại văn phòng, bên thuê cố gắng yêu cầu ký kết trực tiếp hợp đồng thuê nhà với chủ đầu tư để thuận tiện cho các thủ tục sau này tại cơ quan nhà nước khác (nếu có).
- Thành lập Công ty có bắt buộc hợp đồng thuê nhà hay không?
Cung cấp hợp đồng thuê nhà khi nộp hồ sơ thành lập Công ty là căn cứ để cơ quan chức năng xem xét địa chỉ trụ sở dự định làm trụ sở chính công ty có chức năng kinh doanh văn phòng hay không. Ngoài hợp đồng thuê nhà, doanh nghiệp cần phải nộp thêm cả tài liệu chứng minh tòa nhà hoặc địa chỉ đặt trụ sở chính có chức năng kinh doanh văn phòng.
Hiện nay theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật Doanh nghiệp, hồ sơ thành lập Công ty không bắt buộc phải kèm theo hợp đồng thuê nhà trừ những trường hợp sau:
– Địa chỉ trụ sở chính công ty không rõ ràng, không thể hiện được địa chỉ cụ thể của trụ sở công ty
– Địa chỉ công ty đặt tại tòa nhà hỗ hợp hoặc không có chức năng kinh doanh văn phòng
Hiện nay, số lượng các doanh nghiệp được thành lập ngày càng nhiều trên phạm vi toàn quốc. Trong số đó, có những doanh nghiệp đã có trụ sở và có doanh nghiệp phải thuê nhà/ văn phòng để đặt trụ sở chính. Vì vậy mà có rất nhiều khách hàng băn khoăn rằng khi thành lập công ty có cần hợp đồng thuê trụ sở hay không?
- Hồ sơ thành lập công ty gồm những gì?
Hồ sơ thành lập công ty sẽ bao gồm những tài liệu sau:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần;
Bản sao các giấy tờ sau đây:
– Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của các cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân;
– Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương khác của tổ chức và văn bản ủy quyền; Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tài liệu tương đương phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
– Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật đầu tư.
Văn bản ủy quyền cho Tư vấn Blue thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh
Lưu ý:
Mặc dù doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp hợp đồng thuê nhà trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, nhưng khi doanh nghiệp muốn đăng ký sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cần sẽ phải cung cấp Hợp đồng thuê nhà và bản sao công chứng giấy tờ nhà đất (sổ đỏ) khi làm thủ tục phát hành hóa đơn với cơ quan thuế. Chính vì vậy, việc chuẩn bị điều kiện trụ sở và giấy tờ đầy đủ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà,…) của trụ sở là vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty.
