Nhiều doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh phải đổi địa điểm, trụ sở kinh doanh, dẫn đến việc phải thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn. Tùy vào loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng và việc chuyển địa chỉ mới mà công ty cần thực hiện các thủ tục khác nhau.
- Hóa đơn điện tử
Trường hợp doanh nghiệp đổi địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế
Theo đúng quy định pháp luật, các doanh nghiệp kinh doanh cần phải tiến đăng ký và khai báo địa điểm kinh với cơ quan thuế có thẩm quyền, trường hợp đổi địa điểm kinh doanh cũng cần phải khai báo lại và sửa đổi thông tin trên hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Với trường hợp doanh nghiệp kinh doanh đổi địa điểm kinh doanh, thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế trực thuộc thì sẽ phải tiến hành nộp Thông báo điều chỉnh thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp lập Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn và lập thông báo điều chỉnh thông tin tại Thông báo phát hành hóa đơn mới để có thể thay đổi địa chỉ của doanh nghiệp trên các hóa đơn điện tử sử dụng sau này.
- Doanh nghiệp thực hiện gửi các file thông báo đã lập tới cơ quan thuế để được chấp thuận việc thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử.
Lưu ý rằng, bạn nên đợi xem cơ quan thuế đã chấp nhận chưa rồi mới sử dụng hóa đơn điện tử đã thay đổi địa chỉ công ty, hoặc cũng có thể liên hệ với Chi cục thuế trực thuộc xem có cần nộp bản cứng nữa không để hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử.
Trường hợp doanh nghiệp đổi địa chỉ dẫn đến đổi cả cơ quan thuế:
Đối với trường hợp doanh nghiệp đổi địa điểm kinh doanh khác quận huyện dẫn đến phải thay đổi địa chỉ công ty trên hóa đơn điện tử và thay đổi cả cơ quan thuế trực thuộc thì cần phải tiến hành:
- Doanh nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn rồi gửi đến cơ quan thuế trực thuộc ở địa điểm cũ trước.
- Lập thông báo điều chỉnh thông tin trên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới và gửi đến cơ quan thuế trực thuộc tại địa điểm mới chuyển đến.
Lưu ý đối với các hóa đơn điện tử đã lập trước đó, dù địa chỉ của bên bán không còn giống với giấy chứng nhận đăng ký địa điểm mới của doanh nghiệp nhưng các thông tin khác, tiêu thức khác đảm bảo đầy đủ, chính xác theo quy định pháp luật về HĐĐT thì vẫn sẽ đảm bảo hợp pháp.
- Hóa đơn giấy
– Trường hợp thay đổi trụ sở công ty không làm thay đổi mã số thuế, cơ quan thuế:
Đối với các số hoá đơn đã thực hiện thông bảo phát hành nhưng chưa sử dụng hêt có in sẵn tên, địa chỉ trên tờ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, đia chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanh vẫn có nhu cầu sử dung hoá đơn thì doanh nghiệp đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, đia chỉ đã đóng sẵn và gửi thông bảo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp là có thể sử dụng ngay hóa đơn.
– Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty làm thay đổi cơ quan thuế quản lý:
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn:
+ Nộp báo cáo việc sử dụng hóa đơn với cơ quan quản lý thuế cũ
+ Đóng dấu lên hóa đơn GTGT địa chỉ mới của công ty
+ Gửi Bảng kê các hóa đơn GTGT chưa sử dụng
+ Nộp bản thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn GTGT đến cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến.
