Hiện nay, các doanh nghiệp dần phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để đáp ứng với sự phát triển của tiến bộ khoa học công nghệ và sự phát triển của xã hội. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, bên bán và bên mua vẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy. Vậy làm thế nào để có thể in hóa đơn giấy và đơn giấy đó có giá trị pháp lý không?
- Doanh nghiệp có cần sử dụng hóa đơn điện tử không?
Các quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử được điều chỉnh theo Nghị định 119/2012/NĐ-CP cũng như nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Theo đó thời hạn doanh nghiệp bắt buộc chuyển qua dùng hóa đơn điện tử là 1/7/2022.
Còn đối với các doanh nghiệp chưa đáp ứng được các điều kiện về cơ sở hạ tầng, không thể chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trước thời hạn thì tiếp tục dùng hóa đơn giấy và thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
Như vậy, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Khi sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu có hóa đơn giấy, quý doanh nghiệp cần chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Vậy hóa đơn chuyển đổi là gì?
- Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử gốc thành hóa đơn giấy. Tùy vào nhu cầu cũng như mục đích mà hóa đơn điện tử sẽ chuyển đổi qua hóa đơn giấy.
Hóa đơn chuyển đổi để làm gì?
Một số trường hợp cần sử dụng hóa đơn chuyển đổi như:
- Các đơn vị cần hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử trong quá trình lưu thông hàng hóa để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa.
- Khách hàng có nhu cầu lấy hóa đơn giấy.
- Trong quá trình lưu thông hàng hóa, cần phải có hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để xuất trình khi cơ quan có chức năng kiểm tra.
- Doanh nghiệp dùng để lưu trữ chứng từ kế toán.
- Một số trường hợp cần hóa đơn giấy để kèm theo các chứng từ thanh toán hoặc phục vụ cho các mục đích khác.
Theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có giá trị để lưu trữ, theo dõi quy định pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử và không có hiệu lực pháp lý để giao dịch, thanh toán (trừ trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối với hệ thống dữ liệu cơ quan thuế theo quy định).
- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Nguyên tắc chuyển đổi
Căn cứ theo thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về việc khởi tạo,… hóa đơn điện tử thì người bán được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy nhằm phục vụ cho các mục đích và các trường hợp như đã nói ở trên: chứng minh nguồn gốc hàng hóa, lưu trữ,…. Tuy nhiên với mỗi mục đích chuyển đổi thì chỉ được chuyển đổi duy nhất một lần.
Điều kiện chuyển đổi
Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn giấy sau khi thực hiện chuyển đổi, nghiệp vụ chuyển đổi hóa đơn phải đảm bảo những nguyên tắc sau:
- Thứ nhất: Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải được giữ toàn vẹn so với hóa đơn gốc
- Thứ hai: Hóa đơn chuyển đổi phải có ký hiệu riêng để xác nhận, cụ thể hơn là có dòng chữ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
- Thứ ba: Hóa đơn chuyển đổi phải có chữ ký và đầy đủ họ tên của người thực hiện chuyển đổi
Như vậy, nếu đáp ứng được toàn bộ 3 yêu cầu trên, hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.
- Sự khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy
| Hóa đơn chuyển đổi | Hóa đơn giấy | |
| Hình thức | Trên hóa đơn chuyển đổi ghi rõ là Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử | |
| Nội dung | Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phải đầy đủ các thông tin như trong hóa đơn điện tử | Nội dung trong hóa đơn giấy sẽ sẽ do người lập đơn giấy điền tương ứng với các thông tin trên hóa đơn dựa trên mẫu của hóa đơn đã đặt in |
| Mẫu số liên | Mẫu số liên của hóa đơn điện tử là 0 | Mẫu số liên là các số từ 2 đến 9 |
| Số seri | Số seri có ký hiệu dạng HM/17E | Số seri trên hóa đơn giấy có ký hiệu cuối cùng là P, hóa đơn giấy tự in thì có ký hiệu cuối cùng là T |
| Chữ ký | Có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi | Có chữ ký của người lập hóa đơn |
| Liên hóa đơn | Hóa đơn điện tử không có liên. | Hóa đơn giấy có liên 2, liên 3 và nội dung trên các liên phải giống hệt nhau |
