Các doanh nghiệp hiện nay thường lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử vì sự tiện lợi, tiết kiệm thời gia và tính bảo mật cao. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần hiểu rõ về cách lập và xuất hóa đơn đúng quy định pháp luật. Quý khách quan tâm đến việc xuất hóa đơn điện tử hãy tham khảo bài viết sau đây của chúng tôi:
- Quy định về việc xuất hóa đơn điện tử
Cũng như hóa đơn giấy, các doanh nghiệp cũng buộc phải xuất hóa đơn điện tử.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử, khởi tạo và thiết lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa.
Các nội dung và thông tin trên hóa đơn được thiết lập đúng theo quy định. Chứng từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số, họ tên và đóng dấu trên văn bản.
Thời gian lập hóa đơn điện tử
– Với bán hàng hóa: Ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng hay sở hữu hàng hóa sang bên mua.
– Với cung ứng dịch vụ: Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ.
– Nếu doanh nghiệp đã thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng và bán hàng hóa dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
– Với ngành xây dựng, lắp đặt: Ngày lập hóa đơn là ngày nghiệm thu và bàn giao công trình.
– Với xuất khẩu hàng hóa dịch vụ: Ngày lập hóa đơn theo thỏa thuận của người xuất khẩu và nhập khẩu.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử
Quy trình xuất hóa đơn điện tử bao gồm các bước:
Bước 1: Truy cập phần mềm tạo quyết định, mẫu hóa đơn và thông báo phát hành
Bước 2: Lập hóa đơn và ký điện tử
Bước 3: Gửi Email và mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng
Bước 4: Xử lý hóa đơn điện tử sai sót nếu có (xóa bỏ, thay thế hoặc điều chỉnh hóa đơn)
Bước 5: Cuối kỳ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, ký điện tử và nộp cho Cơ quan thuế.
Lưu ý:
- Khi bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn thì bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
- Chỉ xuất hóa đơn điện tử với các hàng hóa đã được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
- Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ tài chính khi xuất hóa đơn.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Việc sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay rất phổ biến đối với các doanh nghiệp. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm, hàng hóa của mình như:
- Xuất hóa đơn điện tử ra bản giấy để dễ dàng chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa khi cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra trong quá trình lưu thông hàng hóa,
- Dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa làm tăng sự tin cậy cho khách hàng giúp cho việc bán hàng của nhân viên kinh doanh dễ dàng hơn.
- Giúp bên mua kiểm soát, kiểm tra hàng hóa sản phẩm đã mua thường là trong siêu thị, cửa hàng tiện lợi, nhà hàng…
- Phục vụ cho cho chính doanh nghiệp, khi cần xuất hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho các khâu nghiệp vụ nào đó cần thiết.
- Xuất hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy theo yêu cầu phục vụ một nghiệp vụ kế toán nào đó của các cơ quan chức năng liên quan
Lưu ý:
– Việc chuyển đổi phải bảo đảm sự đảm bảo đúng và khớp với nội dung của hóa đơn điện tử (Theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP).
– Sau khi chuyển đổi, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi chứ không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy gồm những bước cơ bản:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp mình đang sử dụng.
- Bước 2: Chọn chức năng “In chuyển đổi” hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy và nhập mã hóa đơn cần chuyển đổi.
- Bước 3: Thực hiện thao tác kết xuất in hóa đơn từ thiết bị điện tử được kết nối bằng cách nhấn đúp chuột vào “In chuyển đổi”.
- Bước 4: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký và đóng dấu lên hóa đơn điện tử đã được in ra dưới dạng hóa đơn giấy để đảm bảo tính pháp lý cho chứng từ giấy đã được in ra.
Hy vọng bài viết này của Tư vấn Blue có thể đem đến cho quý khách thông tin cần thiết để xuất hóa đơn điện tử. Quý khách có nhu cầu sử dụng dịch vụ kế toán uy tín hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0989.347.858.
