Quý khách có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử để xuất cho khách hàng nhưng chưa biết cần làm thủ tục gì và mua hóa đơn của đơn vị nào? Tư vấn Blue với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp chính là sự lựa chọn phù hợp cho quý khách.
- Hóa đơn điện tử là gì?
“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Cách sử dụng hóa đơn điện tử
Thay vì phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử chúng ta sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử với các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Và khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Việc gửi hóa đơn cho khách hàng cũng vô cùng dễ dàng, quý khách chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Và khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Nộp thông báo phát hành hóa đơn:
Nếu nộp trực tiếp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế, hồ sơ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu số 2 phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
Nếu nộp thông báo phát hành hóa đơn qua hệ thống thuế điện tử, hồ sơ bao gồm:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử;
- Hóa đơn mẫu, hóa đơn chuyển đổi;
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu TB01/AC (ban hành theo thông tư số 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/02/2015)
Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn đối với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Nếu Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp không đủ nội dung theo quy định thì trong hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo tới tổ chức, doanh nghiệp để điều chỉnh và gửi lại bản thông báo mới.
Tra cứu hồ sơ hợp lệ liên quan đến thủ tục phát hành hóa đơn điện tử:
Sau 2 ngày kể từ ngày làm thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu thông tin hóa đơn được cập nhật trên hệ thống http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
Doanh nghiệp truy cập vào hệ thống, chọn mục Thông tin thông báo phát hành ⇒ Hóa đơn ⇒ Tổ chức cá nhân và điền đẩy đủ thông tin cần tra cứu.
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần 2: Nếu doanh nghiệp đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thì ở lần thứ hai, các thủ tục sẽ đơn giản hơn nhiều. Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hay hình thức mẫu hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu mà chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn và nộp qua mạng.
Các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có thể khá phức tạp đối với các công ty không có kế toán chuyên nghiệp. Đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ không có nhu cầu thuê riêng 1 kế toán có thể thuê dịch vụ kế toán của chúng tôi với mức lương tùy theo khối lượng công việc. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty. Tư vấn Blue cung cấp dịch vụ đăng ký sử dụng hóa đơn cũng như hỗ trợ quý doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng khi có nhu cầu. Hãy gọi ngay cho chúng tôi để được hưởng sự hỗ trợ tốt nhất.
