Trong thời đại công nghệ 4.0 việc sử dụng hóa đơn giấy không còn đáp ứng yêu cầu của các doanh nghiệp cũng như việc quản lý của cơ quan nhà nước. Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mới được Bộ tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp thay thế hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử với những ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí, lưu trữ thông tin tiện lợi.. mang lại hiệu quả cho công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Quý khách quan tâm đến việc mua hóa đơn điện tử hãy đọc bài viết này của chúng tôi để có cái nhìn tổng quát nhất về loại hóa đơn này.
- Hóa đơn điện tử là gì?
Tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định:
“Hóa đơn điện tử là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm:
- Hóa đơn xuất khẩu
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện:
- Đảm bảo tin cậy và tính toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
- Cách sử dụng hóa đơn điện tử
Thay vì phải viết trên hóa đơn giấy, thì đối với hóa đơn điện tử chúng ta sẽ được thao tác nhập liệu từ máy tính vào phần mềm hóa đơn điện tử với các mục như: Số thứ tự, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền,…giống như hóa đơn giấy. Và khi ký hóa đơn điện tử, chúng ta chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn điện tử.
Việc gửi hóa đơn cho khách hàng vô cùng dễ dàng, chúng ta chỉ cần nhập email của khách hàng vào phần mềm lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn điện tử sẽ tự động gửi đến email của khách hàng sau khi ký điện tử.
Và khi đã xuất hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử (tương đương với liên 1 của hóa đơn giấy) sẽ được lưu trên sever của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Việc này sẽ làm giảm tải công việc lưu trữ cũng như hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp liên quan đến việc thất lạc hóa đơn gốc.
- Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
- Tiết kiệm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, các chi phí được tiết kiệm tối đa: in hóa đơn (trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy); Phát hành hóa qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail); Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử).
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả. Hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn
- Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;Thuậntiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế và thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp kê khai, nộp thuế.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính, quá trình thanh toán nhanh hơn
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : email. sms,…
- Góp phần bảo vệ môi trường
- Thời điểm doanh nghiệp bắt buộc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
Theo Khoản 3 và 4 Điều 26, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính đã quy định: Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này. Các doanh nghiệp nên chuyển sang dùng hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí, thời gian, hạn chế rủi ro trong bảo quản hóa đơn, và đảm bảo chấp hành quy định pháp luật.
Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử hãy liên hệ với Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí và sử dụng dịch vụ mua hóa đơn điện tử giá rẻ của chúng tôi.
