Hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tại Tuy Phước còn băn khoăn về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử có gì khác biệt so với hóa đơn giấy. Tư vấn Blue xin được xin giải đáp những thắc mắc về quy trình xuất hóa đơn cho các doanh nghiệp như sau:
- Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn những điều kiện sau:
- Đảm bảo tin cậy và tính toàn vẹn thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thông tin đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,..; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử
Sau quá trình khởi tạo, thiết lập hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ giao hóa đơn cho khách hàng. Tương tự như với hóa đơn giấy, nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử sẽ diễn ra ngay sau khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Mọi thông tin, nội dung thiết lập sẵn trên mẫu hóa đơn điện tử phải được điền đúng quy định.
- Đối với doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử giá trị gia tăng, hóa đơn phải hợp lý, đúng quy định của pháp luật và cơ quan tài chính thì quy trình xuất hóa đơn điện tử mới được Cơ quan Thuế chấp nhận xử lý.
- Trong văn bản, chứng từ hóa đơn điện tử phải có đầy đủ chữ ký số, ghi rõ họ tên và đóng dấu trên văn bản.
- Thời điểm và thời kỳ lập hóa đơn điện tử
Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về thời điểm lập hóa đơn tài chính khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Ngày lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.
- Một số vấn đề cần lưu ý trong quy trình xuất hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lưu ý những điều sau khi xuất hóa đơn điện tử:
Trong trường hợp bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn bên bán vẫn phải xuất hóa đơn.
Chỉ xuất hóa đơn điện tử với hàng hóa được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn.
Cần chú ý để từ ngữ, câu chữ khi lập hóa đơn điện tử, tránh trường hợp bị bắt nâng lên mức thuế cao hơn.
Doanh nghiệp có thể kiểm tra bạn hàng bằng cách truy cập website của Sở kế hoạch và đầu tư www.hapi.gov.vn và website của Tổng cục Thuế www.gdt.gov.vn để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động ra sao.
Quý khách có nhu cầu tư vấn chi tiết và sử dụng dịch vụ kế toán của chúng tôi xin liên hệ qua số điện thoại 0989.347.858.
