Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định, các doanh nghiệp cần hiểu rõ về cách lập và xuất hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây của Tư vấn Blue sẽ hướng dẫn quý khách các bước để có thể lập hóa đơn điện tử.
- Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
– Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp cung cấp dịch: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Những nội dung trên hóa đơn được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP bao gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
– Tổng số tiền thanh toán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
– Thời điểm lập hóa đơn;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
- Các bước lập hóa đơn điện tử
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điên tử uy tín như: Viettel, VNPT, BKAV, MISA, Thái Sơn… với các phần mềm hóa đơn điện tử đa dạng như Phần mềm hóa đơn điện tử Invoice, meInvoice.vn (MISA), S-Invoice, EasyInvoice,… Quý khách có thể lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tùy theo nhu cầu. Tùy vào phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp sử dụng mà giao diện lập hóa đơn điện tử có sự khác biệt, tuy nhiên về các bước thực hiện để lập hóa đơn cơ bản như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
Các phần mềm hóa đơn điện tử thường yêu cầu thông tin đăng nhập là mã số thuế doanh nghiệp, tên đăng nhập và mật khẩu. Tên đăng nhập và mật khẩu sẽ do nhà cung cấp phần mềm cung cấp.
Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử (Nếu cần)
Hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử
- Hoá đơn mẫu
– Hóa đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn
– Thông tin tên, địa chỉ, đơn vị của người bán trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi doanh nghiệp nhận được quyết định sử dụng hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế thì doanh nghiệp chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 4: Gửi hóa đơn điện đến người mua
Sau khi hóa đơn đã được ký số thì người dùng có thể gửi đến người mua thông qua Email hoặc SMS.
Nhằm giúp quý khách đảm bảo việc lập xuất hóa đơn đúng quy định pháp luật, Tư vấn Blue xin cung cấp dịch vụ kế toán với đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, nắm rõ các kiến thức pháp luật và nghiệp vụ kế toán để đồng hành cùng quý khách trong suốt chặng đường kinh doanh.
