Sử dụng hóa đơn điện tử giúp người lập tránh các nguy cơ sai sót chứng từ vẫn thường mắc phải khi sử dụng hóa đơn giấy như số lượng hàng hóa, thuế suất, đơn giá hoặc các thông tin về bên bán và bên mua, Tuy nhiên do nhiều yếu tố có thể dẫn đến hóa đơn bị nhầm lẫn và có thể phải hủy hóa đơn điện tử đã lập. Bài viết hôm nay sẽ hướng dẫn quý khách các hủy bỏ hóa những đơn điện sai sót.
- Hủy hóa đơn điện tử là gì?
– Hóa đơn điện tử: là tập hợp những thông tin dữ liệu về kinh doanh hàng hoá, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn điện tử phải đảm bảo hai nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Các thông tin trên hóa đơn điện tử:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
– Hủy hóa đơn điện tử: Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng.
- Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?
Hóa đơn điện tử đã phát hành phải tiến hành hủy bỏ trong trường hợp:
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Khi gặp hai trường hợp trên, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Việc hủy hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
- Cách hủy hóa đơn
Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn theo các bước:
Bước 1: Lập Biên bản hủy hóa đơn
Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng và phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử đã lập
Quý khách hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Doanh nghiệp cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”, lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử thay thế
Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn quý khách cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật.
Hy vọng bài viết hôm nay của Tư vấn Blue có thể hướng dẫn cho quý doanh nghiệp cách hủy hóa đơn điện tử đã lập một cách nhanh chóng, đúng quy định. Đội ngũ tư vấn của chúng tôi luôn sẵn sang giải đáp các thắc mắc của quý khách, vì vậy đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua số hotline để được tư vấn miễn phí.
