Theo quy định, trước ngày 1/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp mới thành lập nên lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử để đảm bảo đúng quy định, đồng thời tạo sự thuận lợi cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh vẫn vướng mắc trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết hôm nay của chúng tôi sẽ hướng dẫn quý khách thực hiện thủ tục này.
- Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp. Để có thể sử dụng hóa đơn điên tử, người bán hàng hóa, dịch vụ khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan Thuế.
- Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
- Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Các doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử bao gồm:
- Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử theo Mẫu số 1, phần Phụ lục Thông tư 32.
- Thông báo phát hành hoá đơn điện tử (theo Mẫu số 2, phần Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32). Thông tin trên thông báo phát hành:
– Thông tin tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế
– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, không bị trùng với các số hóa đơn đã hong báo phát hành.
– Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải đúng với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
– Ngày bắt đàu sử dụng phải đúng quy định
– Ghi thông tin đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải khớp với thông tin trên quyết định áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử đính kèm.
- Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp hóa đơn điện tử cung cấp).
Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.
- Nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Tổ chức có nhu cầu chuẩn bị hồ sơ theo mẫu quy định và có thể sử dụng các phần mềm như E-invoice, Misa,… để lập hóa đơn mẫu, thông báo phát hành và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi soạn thảo hồ sơ, quý khách ký tên và đóng dấu doanh nghiệp và đó nộp hồ sơ cho Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.
Sau khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm kiểm tra và gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Với mong muốn hỗ trợ và đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong suốt chặng đường kinh doanh, Tư vấn Blue luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách trong các lĩnh vực pháp luật liên quan đến doanh nghiệp. Quý khách có thắc mắc về các vấn đề thành lập cũng như điều hành doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc một cách nhanh chóng, tận tình.
