Mã số mã vạch giúp khách hàng phân biệt được các loại hàng hóa với nhau và đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý sản phẩm của một doanh nghiệp. Trong quá trình sử dụng, mã số mã vạch có thể bị thu hồi do doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch hoặc doanh nghiệp vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch. Để tránh trường hợp không nắm rõ quy định dẫn đến mã số mã vạch bị thu hồi, quý doanh nghiệp nên tham khảo bài viết sau của chúng tôi:
- Mã số mã vạch là gì?
- Mã số hàng hóa là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại.
- Mã vạch là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.
Như vậy, mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tư¬ợng cần quản lý một dãy số hoặc dãy chữ và số sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.
- Những lưu ý trong quá trình sử dụng mã số mã vạch
2.1. Sử dụng mã số mã vạch được cấp
– Sau khi được cấp mã doanh nghiệp, doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch tự quy định mã số phân định vật phẩm, số phân định tổ chức/địa điểm và lập các loại mã số mã vạch cho các vật phẩm, tổ chức/địa điểm của mình.
Các loại mã số mã vạch do doanh nghiệp tự lập để sử dụng, sau khi được cấp mã số doanh nghiệp, gồm:
- a) Mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN);
- b) Mã số địa điểm toàn cầu (GLN);
- c) Các loại mã số cho đơn vị hậu cần, tài sản hoặc đối tượng khác khi có nhu cầu sử dụng.
– Doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch phải gửi danh mục các Mã số thương phẩm toàn cầu GTIN và Mã số địa điểm toàn cầu GLN được sử dụng cho Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng.
2.2. Gắn và ghi mã số mã vạch trên sản phẩm
Việc gắn hoặc ghi mã số mã vạch trên vật phẩm, nhãn, bao bì, phương tiện vận chuyển và trong các tài liệu liên quan kèm theo phải phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế và các quy định khác liên quan.
2.3. Bảo đảm sự đơn nhất của mã số đăng ký sử dụng và chất lượng mã vạch
Doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch phải chịu trách nhiệm về sự đơn nhất của mã số đăng ký sử dụng và chất lượng mã vạch, tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế liên quan. Doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch có trách nhiệm thông báo các thông tin mô tả đối tượng mang mã số mã vạch cho các tổ chức và cá nhân là đối tác và có liên quan.
2.4. Chuyển nhượng và ủy quyền sử dụng mã số mã vạch
– Doanh nghiệp không được chuyển nhượng quyền sử dụng mã số mã vạch đã được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp cho doanh nghiệp khác.
– Doanh nghiệp khi muốn ủy quyền cho cơ sở liên doanh hoặc gia công chế biến sản phẩm của mình sử dụng mã số mã vạch được Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng cấp để in trên sản phẩm liên doanh sản xuất hoặc theo hợp đồng gia công chế biến phải có văn bản ủy quyền có xác nhận của Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng và gửi cho đối tác liên doanh hoặc gia công chế biến sử dụng làm bằng chứng được ủy quyền.
- Thu hồi mã số mã vạch đã cấp
Trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi mã số mã vạch:
– Doanh nghiệp ấy ngừng sử dụng MSMV;
– Doanh nghiệp ấy bị giải thể hoặc bị phá sản;
– Doanh nghiệp ấy đã vi phạm về các nội quy của cam kết sử dụng MSMV sau đây:
- Doanh nghiệp chỉ được sử dụng mã số đã được cấp trước đó cho sản phẩm và dịch vụ của mình;
- Phải thực hiện đúng các quy định về việc nộp phí và phải nộp phí để duy trì trước ngày 30/6 hàng năm;
- Khi mà vì lý do nào đó (phá sản hoặc giải thể) không còn có nhu cầu vào việc sử dụng mã số đã được cấp thì phải tiến hành thông báo bằng văn bản đến cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian quy định là 1 tháng kể từ ngày phá sản hoặc là giải thể ấy.
- Nếu như doanh nghiệp đổi tên hoặc là đổi tư cách pháp nhân, hoặc đổi địa chỉ thì sẽ phải tiến hành thông báo đến cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian quy định là 1 tháng kể từ ngày có sự thay đổi để có thể làm thủ tục thực hiện đổi giấy chứng nhận.
Nhìn chung, có 2 trường hợp thu hồi mã số mã vạch là doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng mã số mã vạch hoặc doanh nghiệp vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch.
3.1. Doanh nghiệp tự ngừng sử dụng mã số mã vạch
Khi doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch muốn ngừng sử dụng mã số mã vạch phải thông báo bằng văn bản và nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch cho Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng thông qua các tổ chức tiếp nhận hồ sơ.
Nhận được các giấy tờ, văn bản từ đơn vị muốn xin ngừng sử dụng, Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng ra quyết định thu lại mã số đã cấp và Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch, thông báo doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch và công bố rộng rãi cho các tổ chức có liên quan được biết.
Khi không muốn hoặc không còn nhu cầu sử dụng mã số mã vạch nữa thì doanh nghiệp không được chuyển giao cho bên thứ ba khác mà phải thông báo ngừng sử dụng mã này.
3.2. Thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch
Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch đã cấp sẽ bị thu hồi khi doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch vi phạm các quy định và các nội dung đã cam kết khi đăng ký sử dụng mã số mã vạch.
- Cấp lại mã số mã vạch đã bị thu hồi:
– Nếu như cơ quan, tổ chức đã bị liệt kê trong danh sách thu hồi MSMV do không đóng phí duy trì mã số mã vạch hàng năm trước ngày 30/6 thì khi muốn sử dụng hợp pháp mã số mã vạch ấy phải làm thủ tục đăng ký sử dụng lại MSMV ấy tức là làm thủ tục cấp lại mã số mã vạch.
Bởi vì phí duy trì mã số mã vạch vẫn chưa được thanh toán cho nên tổ chức, doanh nghiệp không thể nào đăng ký cấp mới mã số mã vạch được. Nhưng doanh nghiệp nên nhanh chóng thực hiện việc khôi phục lại khi đã nhận thấy tên cơ quan, tổ chức mình có trong danh sách thu hồi mã số mã vạch trước khi Thanh tra của Bộ Khoa học và Công nghệ ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Nếu đã bị xử phạt vi phạm hành chính tức là Giấy chứng nhận bị thu hồi, hủy bỏ, nên không thể khôi phục lại việc sử dụng mã số mã vạch như cũ được.
– Hồ sơ để thực hiện cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 74/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung cho Nghị định số 132/2008/NĐ-CP:
- Đơn đề nghị được cấp lại Giấy chứng nhận MSMV theo mẫu quy định Mẫu số 13 được ban hành kèm theo Phụ lục của Nghị định này;
- Bản sao của Giấy chứng việc đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận việc đăng ký đầu tư hoặc là Quyết định thành lập đối với trường hợp thay đổi địa chỉ hoặc tên;
- Bản gốc của Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.
