Hiện nay, các doanh nghiệp đều cần đến ứng dụng điện tử để ký và xác thực được người sử dụng như chữ ký tay trong môi trường số – chữ ký số điện tử. Tuy nhiên, sử dụng chữ ký số như thế nào thì không phải ai cũng biết? Sau đây là một số vấn đề quý khách hàng cần lưu ý khi sử dụng chữ ký số.
- Chữ ký số là gì
Chữ ký điện tử hay chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký số được hiểu như con dấu và chữ ký của doanh nghiệp.
Chữ ký số có thể sử dụng trong các giao dịch thư điện tử , để mua bán hàng trực tuyến, đầu tư chứng khoán trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với các tài khoản Visa, Master. Chữ ký số cũng có thể dùng để kê khai, nộp thuế trực tuyến, khai báo hải quan và thông quan trực tuyến mà không phải mất thời gian in các tờ khai, đóng dấu đỏ của công ty, nộp tờ khai tại cơ quan thuế.
Chữ ký số cũng giúp cho các doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng làm ăn với đối tác trực tuyến mà không cần gặp mặt trực tiếp, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua e-mail.
Các nhà cung cấp chữ ký điện tử hiện nay ở Việt Nam: Hiện nay, có nhiều doanh nghiệp được Bộ TT & TT cấp phép triển khai dịch vụ chữ ký số công cộng như: VINA-CA, VIETTEL-CA, BKAV-CA, VNPT-CA, NEWTEL-CA, NACENCOMMSCT-CA, FPT-CA, CK-CA và SAFECERT-CA
- Các vấn đề doanh nghiệp Long An cần quan tâm khi sử dụng dịch vụ chữ ký điện tử
Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (theo danh sách do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố tại đây);
– Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
– Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Chữ ký số của doanh nghiệp do người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng để xác nhận ý chí của mình đối với thông điệp dữ liệu được ký.
Do vậy, khi sử dụng chữ ký số doanh nghiệp cần lưu ý:
2.1. Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối
Điều đầu tiên cần lưu ý khi doanh nghiệp làm việc tại nhà là chữ ký số phải có khả năng kết nối tốt với không chỉ máy tính mà còn với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế, BHXH, DVC,…. Nếu không kết nối được, hoặc gặp lỗi kết nối trong quá trình ký số sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc do mọi văn bản cần ký đều bị trì hoãn, từ đó làm giảm hiệu quả của doanh nghiệp.
Vì vậy, để tránh xảy ra tình trạng này, doanh nghiệp nên trang bị cho mình một phần mềm chữ ký số chất lượng, được cung cấp bởi đơn vị có uy tín.
2.2.Đảm bảo chữ ký số vẫn đang trong thời hạn sử dụng
Thời gian đăng ký sử dụng chữ ký số tùy thuộc vào người dùng, thường từ 1 đến 3 năm. Hết thời gian này, người dùng cần thực hiện gia hạn nếu muốn tiếp tục sử dụng. Doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn. Sau đó, các thông tin sẽ được cập nhật lên mạng dữ liệu của Tổng cục Thuế doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của mình lên website www.laphoadon.gdt.gov.vn là có thể sử dụng chữ ký số bình thường.
Các đại lý, tổ chức bán chữ ký số thường tận dụng trường hợp này khiến người dùng phải chuyển đổi nhà cung cấp, mua chữ ký số mới do họ phát hành. Các doanh nghiệp cần lưu ý tránh bị lừa mua chữ ký số mới trong khi chữ ký số cũ vẫn có thể gia hạn sử dụng.
Tư vấn Blue không chỉ tư vấn các vấn đề thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh mà còn hỗ trợ phần mềm chữ ký số cũng như dịch vụ kế toán cho các doanh nghiệp. Khi sử dụng chữ ký số của chúng tôi, quý khách hàng luôn có thể yên tâm về chất lượng, uy tín của chữ ký số. Khi chữ ký số gần hết thời hạn sử dụng, kế toán của chúng tôi sẽ liên hệ với quý khách và hỗ trợ gia hạn chữ ký số với giá cả ưu đãi.
Khách hàng có nhu cầu sử dụng chữ ký số hãy liên hệ với Tư vấn Blue qua hotline 0911.999.029. Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu của quý khách.
