Hiện nay, chữ ký số được thực hiện trong các giao dịch điện tử để thay thế cho chữ ký tay, con dấu của doanh nghiệp và được pháp luật bảo vệ. Chữ ký số có thể sử dụng để ký và nộp các tờ khai như: kê khai Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội, Công bố sản phẩm mỹ phẩm…qua mạng internet một cách nhanh nhất mà không phụ thuộc vào thời gian làm việc, vị trí địa lý.
Trường hợp chữ lý số hết hạn sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới qua trình kê khai thuế, hải quan, khai bảo hiểm xã hội, ký hóa đơn và việc ký kết các văn bản, hợp đồng mà công ty cần ký điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số để không làm gián đoạn công việc của công ty.
- Chữ ký số là gì?
Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Nói cách khác, chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet. Như vậy, chữ ký số có giá trị tương đương với chữ ký tay và con dấu và được thừa nhận về mặt pháp lý.
- Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử… mà doanh nghiệp không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết.
Chữ ký số dựa trên công nghệ RSA – công nghệ mã hóa công khai nên đảm bảo tốt, an toàn và chính xác tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức có thể yên tâm hơn khi giao dịch điện tử.
Với việc nộp các báo cáo, tờ khai qua mạng điện tử, chữ ký số giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức nhà nước trở nên dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian (thời gian in ấn, đi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế) mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
Ngoài việc dùng để nộp báo cáo thuế, chữ ký số cũng được các doanh nghiệp sử dụng trong việc kê khai bảo hiểm xã hội, tờ khai hải quan, để kí hợp đồng với các đối tác qua internet mà không cần phải gặp mặt…Như vậy, chữ ký số giúp cho doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ kê khai, các giao dịch một cách dễ dàng, nhanh chóng, có thể ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào.
- Gia hạn chữ ký số là gì?
Tùy theo gói đăng ký của doanh nghiệp mà hữ ký số có thời hạn sử dụng từ 1 cho đến 4 năm. Sau khi sử dụng hết thời hạn mà đăng ký thì bạn phải tiếp tục đăng ký mới để sử dụng tiếp gọi là gia hạn chữ ký số.
Quý khách có thể lựa chọn gia hạn chữ ký số đã có hoặc lựa chọn nhà cung cấp khác mà không phải nhà cung cấp hiện tại. Tuy nhiên việc sở hữu chữ ký số là bắt buộc để tiến hành các công việc giao dịch, kê khai thuế, giao dịch thương mại điện tử được.
- Gia hạn chữ ký số chậm có sao không?
Khi gia hạn chữ ký số chậm, chữ ký số hết hạn sử dụng thì việc kê khai thuế cũng như các công việc cần chữ ký số khác bị gián đoạn. Doanh nghiệp nên thực hiện gia hạn chữ ký số đúng thời gian để tránh việc bị phạt do chậm nộp tờ khai, báo cáo thuế của công ty.
- Thủ tục gia hạn chữ ký số gồm những gì?
Đối với doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số thì việc gia hạn chữ ký số đã trở nên quen thuộc. Để công việc không bị gián đoạn quý khách nên kiểm tra thời hạn chữ ký số tùy theo gói đăng ký từ 1-3 năm. Khi chữ ký số gần hết hạn, doanh nghiệp nên chuẩn bị thủ tục để gia hạn chữ ký số. Thủ tục cần thiết gồm giấy đăng ký kinh doanh, chứng minh thư của chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền. USB Token chữ ký số mà bạn đang sử dụng để đại lý cũng như nhà cung cấp xác định được chữ ký số đó thuộc về bạn. Sau khi hoàn thành các thủ tục, bạn lựa chọn gói đăng ký sử dụng và thanh toán các loại chi phí. Bạn sẽ nhận được USB Token mới thay thế USB Token cũ và tiếp tục sử dụng chữ ký số bình thường.
- Trách nhiệm của Tư vấn Blue khi thực hiện gia hạn chữ ký số cho quý khách
Khi thực hiện gia hạn chữ ký số, Tư vấn Blue phục vụ khách hàng các dịch vụ gia hạn, đăng ký mới, khắc phục lỗi kỹ thuật những trường hợp như thẻ bị hỏng, không nộp được tờ khai … việc thực hiện của các đơn vị hoặc thay đổi một USB Token mới cho khách hàng mà không phải chịu bất kỳ chi phí bổ sung.
