Sau khi thành lập doanh nghiệp, bạn thường được quảng cáo mua các gói thiết bị chữ ký số nhưng không hiểu đó là thết bị gì, có cần thiết không, phải mua ngay sau khi thành lập doanh nghiệp hay khi báo cáo? Chúng tôi sẽ giải đáp những câu hỏi trên cho quý khách.
- Chữ ký số là gì
Chữ ký số (CKS) là một công cụ được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Chữ ký số là ký hiệu xác nhận của cá nhân hoặc tổ chức trên nền tảng điện tử. Chúng có vai trò và giá trị pháp lý tương tự như chữ ký truyền thống trên giấy. Mỗi cá nhân, tổ chức khi ký lên thông điệp dữ liệu điện tử đều phải chịu trách nhiệm với nội dung văn bản này trước pháp luật.
Chính vì vậy, chữ ký số không được tích hợp trực tiếp với máy tính mà được lưu trữ trên thiết bị riêng biệt gọi là USB Token. Thiết bị này có hình dáng tương tự như một cổng usb thông thường và sử dụng bằng cách cắm thiết bị này vào máy tính của doanh nghiệp khi cần xác nhận văn bản dữ liệu.
- Có cần mua chữ ký số không
Chữ ký này có giá trị tương tự với chữ ký tay hay các phương pháp định danh khác. Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, rất nhiều hoạt động của công ty như kê khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử, xuất hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử… doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số.
Hiện nay, cơ quan thuế thường quản lý các doanh nghiệp qua thuế điện tử, các doanh nghiệp cần kê khai, nộp thuế cho cơ quan quản lý thuế bằng phương tiện điện tử tức sẽ sử dụng chữ ký số chứ không nhận hồ sơ bản giấy như trước đây.
Để có thể kê khai, nộp thuế điện tử doanh nghiệp cần có tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để “ký” lên các file trước khi “Gửi tờ khai”. Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất các bước đăng ký nhưng doanh nghiệp phải mua chữ ký số của các đơn vị được phép cung cấp chứng thư số.
Ngoài ra, chữ ký số cũng là thiết bị cần thiết để ký hóa đơn điện tử hay khai BHXH điện tử.
- Lúc nào nên mua chữ ký số
Chữ ký số là thiết bị bắt buộc phải có để kê khai, nộp thuế điện tử nên các doanh nghiệp nên cân nhắc mua thiết bị này ngay sau khi thành lập và nộp các tờ khai ban đầu.
Theo quy định tại Điều 44 Luật quản lý thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế là:
“1. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai theo tháng, theo quý được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo tháng;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế đối với trường hợp khai và nộp theo quý.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm được quy định như sau:
a) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ quyết toán thuế năm; chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm dương lịch hoặc năm tài chính đối với hồ sơ khai thuế năm;
b) Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân của cá nhân trực tiếp quyết toán thuế;
c) Chậm nhất là ngày 15 tháng 12 của năm trước liền kề đối với hồ sơ khai thuế khoán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán; trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới kinh doanh thì thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khoán chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với loại thuế khai và nộp theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.”
Thời hạn nộp thuế môn bài:
+ Năm đầu thành lập: Trong vòng 30 ngày sau khi có giấy đăng ký kinh doanh và đã nộp Tờ khai môn bài
+ Các năm tiếp theo: Trước ngày 30/01 hàng năm tốt nhất nên nộp trước ngày 20/01.
Như vậy, tùy vào thời điểm thành lập của doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần mua chữ ký số để thực hiện việc nộp tờ khai đúng hạn, tránh việc nộp tờ khai chậm dẫn đến bị phạt.
Ví dụ: Doanh nghiệp bạn thành lập ngày 22/5/2021 và cần kê khai theo quý, tức là doanh nghiệp cần kê khai thuế quý 2/2021. Bạn phải mua chữ ký số để kê khai chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế tức ngày 31/7/2021.
Hiện nay, các doanh nghiệp được miễn thuế môn bài năm đầu thành lập, nghĩa là nếu doanh nghiệp thành lập năm 2021 sẽ phải đóng thuế môn bài từ năm 2022 trở đi. Trường hợp doanh nghiệp được thành lập 20/12/2021, bạn sẽ phải nộp thuế môn bài trước ngày 30/1/2022. Vì vậy, quý khách cần mua chữ ký số để thực hiện nộp thuế điện tử trước ngày 30/1.
- Dich vụ chữ ký số của Tư vấn Blue
–Tư vấn Blue cung cấp chữ ký số các gói 1 năm, 2 năm, 3 năm, 4 năm tùy theo sự lựa chọn của quý khách nghiệp và hồ trợ quý khách nộp tờ khai thuế môn bài ban đầu.
– Quý đầu tiên sau khi Công ty thành lập Blue sẽ miễn phí báo cáo thuế cho danh nghiệp. Đối với công ty chưa có hoạt động xuất hoặc lấy hóa đơn GTGT từ các công ty khác chúng tôi sẽ báo cáo trắng theo quy định của pháp luật. Đối với quý công ty đã có hóa đơn cần cung cấp cho chúng tôi đầy đủ hóa đơn GTGT đầu ra cũng như đầu vào của công ty trong quý đầu tiên, chúng tôi sẽ báo cáo thuế quý đầu cho công ty quý khách.
– Quý khách có số tài khoản Ngân hàng hãy gửi số tài khoản cho chúng tôi, bộ phận kế toán sẽ hướng dẫn quý khách xin mẫu liên kết thuế điện tử, điền đầy đủ thông tin và nộp lại cho Ngân Hàng, chuyên viên kế toán sẽ liên kết tài khoản Công ty với bên thuế để nộp thuế môn bài cho Công ty sau khi quý khách đã nộp tiền vào tài khoản Ngân Hàng.
– Việc năm bắt các quy định pháp luật thuế đặc biệt là thời hạn nộp thuế là khá phức tạp đối với các chủ doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên có kế toán chuyên nghiệp để giúp đỡ thực hiện nghiệp vụ về thuế cho công ty mình.
Để tránh trường hợp quên thời hạn nộp thuế dẫn đến bị phạt, doanh nghiệp nên mua chữ ký số sau khi thành lập công ty. Quý khách hãy liên hệ sử dụng dịch vụ chữ ký số cùng dịch vụ kế toán của Tư vấn Blue để đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế, tránh trường hợp sai phạm dẫn đến bi phạt.
