Việc đăng ký thành lập doanh nghiệp là tiền đề cho các hoạt động kinh doanh về sau của doanh nghiệp nhưng các thủ tục sau thành lập cũng quan trọng không kém. Các doanh nghiệp sau khi thành lập thường được mời chào sử dụng chữ ký số nhưng không biết nó là gì, có tác dụng gì và có thực sự cần thiết cho doanh nghiệp không? Quý khách hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết sau để đưa ra lựa chọn đúng đắn cho mình:
- Chữ ký số là gì
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
- Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số?
Chữ ký số là một thông tin định danh doanh nghiệp được mã hoá thông qua USB Token. Do đó, chữ ký này có giá trị tương tự với chữ ký tay hay các phương pháp định danh khác. Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên để có thể hoạt động và thực hiện các công việc như xuất hóa đơn điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử… doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
2.1. Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai Thuế qua mạng
Theo Điểm 4 Luật số 21/2012/QH13 bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Cụ thể như sau:
“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”
Để có thể kê khai, nộp thuế điện tửdoanh nghiệp cần có tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để “ký” lên các file trước khi “Gửi tờ khai”. Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi doanh nghiệp đã hoàn tất các bước đăng ký nhưng doanh nghiệp phải mua chữ ký số của các đơn vị được phép cung cấp chứng thư số
2.2. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ hướng dẫn của Bộ Tài chính về hoá đơn điện tử, nội dung của hoá đơn điện tử gồm có: chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn; chữ ký điện tử của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Như vậy, hoá đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký của người bán. Doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để ký hợp lệ vào hoá đơn.
2.3. Khai BHXH điện tử cần có chữ ký số
Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.
Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.
Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu.
=> Như vậy, tuy không có quy định bắt buộc nhưng chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh doanh nghiệp cần mua chữ ký số để tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài.
- Mua chữ ký số ở đâu
Chữ ký số hiện nay được cung cấp bởi nhiều đơn vị như : VIETTEL, FPT, NEWCA, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM,… Doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn đơn vị cung cấp phù hợp từ các đơn vị trên.
Tư vấn Blue với kinh nghiệm hỗ trợ cho các quý doanh nghiệp nhiều năm luôn lựa chọn cho quý khách thiết bị hỗ trợ tối ưu nhất. Chúng tôi cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số với giá cả phải chăng, đảm bảo chất lượng và luôn hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng để xuất hóa đơn, kê khai thuế… Quý doanh nghiệp có nhu cầu xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được cài đặt thiết bị chữ ký số đảm bảo cho hoạt động lâu dài cua doanh nghiệp.
