Cùng với sự phát triển nhanh chóng của internet và công nghệ thông tin và những cải cách, rút gon thủ tục hành chính của nhà nước, các tổ chức, cá nhân hiện nay đang ngày càng được rút ngắn các quy trình, thủ tục. Thay vì phải tốn thời gian chờ đợi ký kết, đi lại đến Cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp có thể dễ dàng kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, ký hóa đơn điện tử,… ngay tại cơ quan, tại nhà nhờ vào chữ ký số (USB token). Các doanh nghiệp còn lưỡng lự trong việc mua thiết bị chữ ký số, hãy đọc bài viết sau đây của chúng tôi để có được quyết định đúng đắn cho mình.
- Chữ ký số là gì
Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử được triển khai dựa trên công nghệ mã hóa công khai các thông tin, dữ liệu của một doanh nghiệp. Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng có vai trò dùng để tạo ra cặp khóa công khai, đồng thời lưu trữ thông tin của khách hàng một cách bí mật. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp.
Chữ ký số là thiết bị lưu trữ và bảo vệ an toàn chứa các thông tin bí mật của cá nhân, doanh nghiệp, có khả năng lưu trữ lớn và tốc độ xử lý cao. Thông tin có trong chữ kí số của doanh nghiệp:
- Tên của Doanh nghiệp, Mã số thuế
- Số hiệu của chữ kí số
- Thời hạn có hiệu lực
- Tên của tổ chức chứng thực
- Chữ ký số của tổ chức chứng thực
- Phạm vi sử dụng
- Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông
- Công dụng của chữ ký số
– Chữ ký số dùng để ký và xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan, nộp thuế, giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử,… bằng hình thức trực tuyến mà không phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết.
– Ký hợp đồng: Doanh nghiệp cũng có thể dùng chữ ký số để ký kết hợp đồng với các đối tác làm ăn mà không cần phải hẹn gặp mặt trực tiếp. Với chữ ký số, hai bên chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn tất thủ tục một cách nhanh gọn.
– Với việc nộp các báo cáo, tờ khai qua mạng điện tử, chữ ký số giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân, tổ chức nhà nước trở nên dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian in ấn, đi nộp hồ sơ tại cơ quan thuế mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.
- Vì sao cần phải sử dụng chữ ký số:
Mọi cá nhân, tổ chức/Doanh nghiệp đều có thể sở hữu và sử dụng chữ ký số cho riêng mình khi có nhu cầu ký số trên các văn bản, hợp đồng, cam kết,… Chữ ký số là thiết bị cần thiết của doanh nghiệp để có thể thực hiện việc kê khai thuế, làm hóa đơn điện tử, khai BHXH điện tử…
3.1. Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai Thuế qua mạng
Theo quy định, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng: “Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.
Để gửi các tờ khai thuế được kết xuất ra file pdf lên trang web của Tông cục thuế và được chấp nhận, doanh nghiệp cần có chữ ký số để ký lên các file trước khi gửi đi. Tổng Cục Thuế miễn phí tài khoản đăng nhập sau khi Doanh nghiệp đã hoàn tất các bước đăng ký. Ngay sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh sẽ phải tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Vì vậy, doanh nghiệp sau khi thành lập cần mua chữ ký số để thực hiện việc khai thuế đúng thời hạn.
3.2. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử
Căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP, từ 01/11/2020 100% Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:
“1. Hóa đơn điện tử phải có: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.
Như vậy, trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần chuẩn bị cho mình chữ ký số để ký vào hóa đơn điện tử.
3.3. Khai BHXH điện tử cần có chữ ký số
Ngoài ra, doanh nghiệp muốn triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:
- Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam
- Thực hiện việc nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu
Như vậy, chữ ký số là thiết bị không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số hãy liên hệ với Tư vấn Blue để mua chữ ký số uy tín, giá rẻ của chúng tôi.
