Mã số mã vạch (MSMV) được xem như “chứng minh thư” của hàng hóa, giúp chúng ta phân biệt được các loại hàng hóa với nhau và đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý sản phẩm của một doanh nghiệp. Bài viết hôm nay của Tư vấn Blue sẽ giải đáp một số thắc mắc của quý khách về mã số mã vạch.
- Mã số mã vạch là gì?
- Mã số hàng hóa (Article Number Code) là ký hiệu bằng một dãy chữ số nguyên thể hiện như một thẻ để chứng minh hàng hóa về xuất xứ sản xuất, lưu thông của nhà sản xuất trên một quốc gia (vùng) này tới các thị trường trong nước hoặc đến một quốc gia (vùng) khác trên khắp các châu lục. Bởi vậy, mỗi loại hàng hóa sẽ được in vào đó (gắn cho sản phẩm) một dãy số duy nhất. Đây là một sự phân biệt sản phẩm hàng hóa trên từng quốc gia (vùng) khác nhau, tương tự như sự khác biệt về mã số điện thoại.
- Mã vạch (Barcode): Là hình ảnh tập hợp ký hiệu các vạch (đậm, nhạt, dài, ngắn) thành nhóm vạch và định dạng khác nhau để các máy đọc gắn đầu Laser (như máy quét Scanner) nhận và đọc được các ký hiệu đó. Bằng công nghệ thông tin, các mã vạch này được chuyển hóa và lưu trữ vào ngân hàng Server.
Như vậy, mã số mã vạch là một trong những công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động dựa trên nguyên tắc: đặt cho đối tư¬ợng cần quản lý một dãy số hoặc dãy chữ và số sau đó thể hiện dưới dạng mã vạch để máy quét có thể đọc được.
- Thành phần và cấu trúc mã vạch
- Mã số mã vạch gồm 2 phần:
– Mã số GS1 là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứ hàng hoá như do công ty, tổ chức nào sản xuất, công ty thuộc quốc gia nào? Do cách đánh số nh¬ư vậy, mỗi loại hàng hoá sẽ có dãy số duy nhất để nhận dạng đơn nhất trên toàn thế giới. Đây là một cấu trúc mã số tiêu chuẩn dùng để nhận dạng sản phẩm hàng hoá trên các quốc gia, trên mỗi vùng lãnh thổ khác nhau, t¬ương tự như¬ cấu trúc mã số điện thoại để liên lạc quốc tế.
– Mã vạch GS1 (BarCode) là một dãy các vạch và khoảng trống song song xen kẽ đư¬ợc thiết kế theo một nguyên tắc mã hoá nhất định để thể hiện mã số hoặc cả chữ lẫn số dư¬ới dạng các thiết bị quét quang học nhận và đọc được Thiết bị đọc được kết nối với máy tính và mã vạch đ¬ược giải mã thành dãy số một cách tự động, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sản phẩm hàng hóa.
- Cấu trúc
Mỗi sản phẩm chỉ mang một mã vạch duy nhất mà không bao giờ thay đổi.
Đối với mã số: Cấu trúc của mã số thương phẩm toàn cầu loại thông dụng nhất hiện nay tại Việt Nam là mã GTIN 13 gồm 13 chữ số. Tính từ trái sang phải:
– Ba chữ số đầu tiên là mã số về quốc gia (vùng lãnh thổ). 893 là mã quốc gia GS1 do tổ chức GS1 quốc tế quản trị và cấp cho Việt Nam.
– Bốn, năm, sáu hoặc bảy chữ số tiếp theo là mã số về doanh nghiệp. do tổ chức GS1 Việt Nam quản trị và cấp cho chủ thể đăng ký mã số mã vạch.
– Tiếp theo gồm hai, ba, bốn hoặc năm chữ số là mã số về hàng hóa do doanh nghiệp tự quản trị và cấp cho vật phẩm của mình.
– Số cuối cùng (bên phải) là số về kiểm tra được tính từ mười hai chữ số đứng trước theo thuật toán xác định của GS1
- Các loại mã vạch
Có nhiều loại mã số mã vạch như UPC, EAN, Code 39, Interleaved 2of 5, Codabar và Code 128… Ở Việt Nam hiện nay thường sử dụng mã số mã vạch:
– Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải. Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu. Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số. Mã mặt hàng: có thể là năm, bốn, hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp, Số cuối cùng là số kiểm tra.
– Mã số EAN-8 gồm 8 con số có cấu tạo như sau, ba số đầu là mã số quốc gia giống như EAN-13, bốn số sau là mã mặt hàng và số cuối cùng là số kiểm tra.
Mã EAN-8 chỉ sử dụng trên những sản phẩm có kích thước nhỏ, không đủ chỗ ghi mã EAN-13 như thỏi son, chiếc bút bi.
- Tác dụng của việc đăng ký mã số mã vạch.
– Việc đăng ký mã số mã vạch giúp doanh nghiệp quản lý số lượng sản phẩm, giá thành trên các phương tiện công nghệ một cách chính xác, nhanh chóng.
– Để đưa hàng hóa vào siêu thị hay xuất khẩu thì sản phẩm bắt buộc phải có mã số mã vạch để cơ quan đơn vị này dễ dàng kiểm tra, theo dõi các mặt hàng khác.
– Tiết kiệm được nguồn nhân lực và thời gian, nâng cao hiệu quả công việc.
– Giúp tra cứu thông tin và thanh toán nhanh chóng
- Trình tự thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm
– Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch tại các cơ quan được Tổng cục TCĐLCL chỉ định tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch. Hồ sơ bao gồm:
+ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập
+ Bản đăng ký danh mục sản phẩm sử dụng mã số mã vạch.
+ Bản đăng ký sử dụng MSMV
– Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải chuyển hồ sơ đến Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
– Sau 15 ngày làm việc theo giấy hẹn doanh nghiệp đến nhận kết quả là xác nhận sử dụng mã vạch
